Checklist de 5 pasos para conseguir migrar tu CRM a HubSpot fácilmente

¿Estás evaluando la posibilidad de cambiar tu sistema de CRM? ¿Conoces las funciones de HubSpot?

 Sabemos que la idea de embarcarse en un proceso de migración a HubSpot CRM puede parecer un proceso complicado a primera vista. Sin embargo, a lo largo de este blog, exploraremos cómo esta increíble plataforma hace que la migración de CRM sea un proceso más fluido y accesible.

¡Descubre cómo esta herramienta puede simplificar este cambio y ofrecer un enfoque renovado para el inbound marketing!

Migración a HubSpot CRM

¿Qué es un CRM?

CRM son las siglas de "Customer Relationship Management" o "Gestión de la Relación con el Cliente" en español. Se trata de una estrategia empresarial y un conjunto de herramientas tecnológicas diseñadas para gestionar y mejorar las relaciones con los clientes. El objetivo principal del CRM es ayudar a las empresas a comprender las necesidades y preferencias de sus clientes, para poder ofrecer un servicio más personalizado y eficiente, y así aumentar la satisfacción del cliente y fomentar la lealtad.

Un sistema de CRM típico incluye una base de datos centralizada que almacena información detallada sobre los clientes, como historiales de compras, interacciones anteriores, datos de contacto y preferencias. Esta información se utiliza para segmentar a los clientes en grupos específicos y personalizar las interacciones con ellos. Además, el CRM permite automatizar procesos comerciales, como el seguimiento de ventas, el servicio al cliente y la gestión de campañas de marketing.

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¿Por qué realizar la migración a Hubspot CRM es tu mejor opción?

La migración a Hubspot CRM ofrece ventajas significativas que otras aplicaciones no pueden cubrir. HubSpot proporciona una plataforma accesible que integra la gestión de contactos, ventas, marketing y servicio al cliente, lo que permite una visión unificada de las relaciones con los clientes. Con herramientas avanzadas de automatización, personalización y análisis. 

HubSpot mejora la eficiencia en la gestión de leads, facilita la segmentación y personalización de campañas, y permite la toma de decisiones basadas en datos.

Además, cambiar de sistema CRM a HubSpot genera integración con otras herramientas y su capacidad de escalabilidad hacen que sea una solución versátil y adecuada tanto para pequeñas, como para grandes empresas, brindando un enfoque centrado en el cliente y mejorando la retención y satisfacción de los mismos.

¿Cómo funciona y por qué cambiar de sistema CRM?

El proceso de migración de CRM a HubSpot implica varios pasos cruciales. Primero, se realiza un análisis exhaustivo de la información y los datos existentes en el sistema CRM actual, luego, se diseña una arquitectura única y personalizada de acuerdo a la empresa y sus necesidades. Cambiar de sistema CRM a HubSpot ofrece ventajas significativas a continuación te las compartimos: 

• Funcionalidades completas: La migración a HubSpot CRM ofrece una amplia gama de funciones, desde automatización de marketing y ventas hasta servicio al cliente, todo en una plataforma integrada. Esto simplifica la gestión y colaboración de equipos en toda la empresa.
  
• Automatización avanzada: HubSpot proporciona herramientas de automatización avanzadas que te permiten crear flujos de trabajo personalizados para tus necesidades específicas.
  
• Análisis y reportes: La migración de CRM HubSpot ofrece potentes herramientas de análisis que te permiten rastrear el rendimiento de tus estrategias y tomar decisiones informadas.
• Integraciones: HubSpot se integra con una amplia variedad de aplicaciones y herramientas de terceros, lo que facilita la personalización de tu stock de tecnología.
• Escalabilidad: HubSpot es escalable y se adapta tanto a pequeñas empresas como a grandes corporaciones, lo que lo convierte en una opción versátil.
• Soporte y comunidad: HubSpot cuenta con una comunidad activa de usuarios y un sólido soporte técnico para ayudarte a resolver problemas y obtener orientación.

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En última instancia, cambiar el sistema CRM a HubSpot puede ser una decisión estratégica si buscas una plataforma más completa y eficaz para gestionar tus relaciones con los clientes y mejorar tus estrategias de marketing, ventas y servicio al cliente. Sin embargo, es importante realizar una evaluación completa de tus necesidades y recursos antes de realizar la transición

¿Cómo cambiar de sistema CRM?

1. Diagnóstico 

El primer paso en el proceso de migración a HubSpot CRM implica un análisis profundo de los elementos y atributos de tu CRM existente. Al comprender la estructura de tu información, estarás mejor preparado para tomar decisiones informadas durante la migración.

Si tu CRM actual cuenta con datos simplificados, pocos campos o contactos, HubSpot proporciona una herramienta de importación nativa que es fácil de utilizar. Simplemente, exporta tus datos a un archivo CSV y súbelos a HubSpot, lo que facilita la transferencia de contactos, empresas, oportunidades de venta, tickets de soporte, productos y notas de manera sencilla y sin complicaciones.

2. Asesoramiento 

Ahora, si consideras que cambiar de sistema CRM es más complicado y posee diferentes elementos cruciales para el desempeño y migración de CRM, te recomendamos buscar asesoría con algún equipo especializado en el tema. Así mismo, algunos paquetes de HubSpot ofrecen servicios de asesoramiento sobre cómo almacenar, seccionar y estructurar los datos de la mejor manera. 

3. Prepara la migración de CRM

Antes de realizar la migración de CRM a HubSpot, es sumamente recomendable diseñar la arquitectura en HubSpot, priorizando las necesidades específicas de la empresa, incluyendo datos como por ejemplo: Ventas, estatus, servicios, ID o códigos, entre otros. Esto establece una base sólida para el proceso de migración.

Se sugiere crear flujos de trabajo y un cronograma relacionado con la migración del sistema CRM, con el objetivo de potenciar la productividad y los resultados. Contar con un plan de acción sólido es esencial para garantizar una transición exitosa hacia HubSpot CRM y asegurar que los resultados sean efectivos y beneficiosos para la empresa.

4. Conexión y enlace digital a diferentes tecnologías

El proceso de migración a Hubspot CRM, implica identificar otras herramientas digitales adicionales de las que se hace uso, que intervienen en los procesos empresariales y considerar cuál de ellas debe de conectarse al cambiar el sistema CRM. Esto es esencialmente útil para empresas grandes, que a menudo utilizan otras herramientas como Call Center, Punto de Venta, Ecommerce y Business Intelligence.

El enfoque clave radica en mapear las funcionalidades de cada herramienta y comprender cómo se intercambia la información entre ellas para garantizar un flujo de datos efectivo y una visibilidad precisa de los resultados del negocio. Aunque se necesita un equipo interno dedicado a mantener la integración, contar con un experto o un socio de HubSpot es crucial para supervisar la correcta implementación del CRM y asegurar que esté listo para su uso pleno.

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5. Migración de CRM parcial

Una vez que se ha realizado un eficiente diseño de la arquitectura en HubSpot, se establecieron los planes de acción y los flujos de trabajo, se recomienda realizar una migración de CRM paulatina y progresiva, además de tener a un equipo preparado y especialistas en migración a Hubspot CRM. De esta manera se logra trabajar de manera más ordenada y cuidando la información del CRM.

(BONUS) Migración de CRM total

Posteriormente de cambiar el sistema CRM de forma ordenada y parcial, asegúrate de que toda la información requerida en el CRM cubra con los parámetros, planteamientos y datos requeridos en cada uno de los contactos. Ya que al realizar la migración a Hubspot CRM toda la información debe estar correcta. 

Recuerda que la migración de CRM es una tarea crítica que requiere un equipo experimentado debido a la importancia que tiene esta herramienta en cualquier empresa. Los errores pueden comprometer la integridad de los datos y la eficiencia del nuevo sistema.

Una vez completada la migración a HubSpot CRM, el sistema estará listo para su uso. Esto elimina la necesidad de actualizaciones manuales de informes y brinda la ventaja de monitorear el pipeline de ventas en tiempo real. Además, proporciona a tu equipo de ventas herramientas eficientes que ahorran tiempo y mejoran la productividad.

Ahora que ya conoces cómo realizar la migración a HubSpot CRM, es momento de que valores los beneficios de esta increíble herramienta y pongas manos a la obra con el apoyo de expertos en el área.

En Mantra, podemos ayudarte a cambiar el sistema de CRM.

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