No importar si tienes una startup, PYME, o una empresa de gran tamaño, el buen manejo de la implementación de un sistema CRM, puede potencializar tus ventas de una manera inimaginable. En este blog descubrirás cómo implementar un CRM en una empresa, hacer uso de esta increíble herramienta y el proceso más óptimo para ponerla en marcha. ¡Comencemos!
¿Qué es un CRM?
Un CRM es la sigla en inglés de “Customer Relationship Management", que en español se traduce como “Gestión de Relaciones con Clientes”. Es decir, que el implementar un CRM en una empresa es prácticamente para tener una relación más cercana con cada uno de los clientes, mejorando la atención, retención y atención con cada uno de ellos. Un CRM aprovecha al máximo la tecnología realizada con enfoques estratégicos, así como el apoyo de herramientas tecnológicas utilizadas por las empresas para gestionar y optimizar las relaciones con sus clientes.
¿Por qué es importante la implementación de un sistema CRM?
La implementación de un sistema CRM en la actualidad es de suma utilidad para las empresas, ya que se puede gestionar más fácilmente la información de los clientes de una manera más ordenada, centralizar y organizar los datos relacionados con los clientes en un solo lugar. Con dichos datos se puede analizar y ejecutar personalizaciones para los clientes, mejorando el servicio, la atención y el seguimiento de cada uno de ellos. Con la implementación de un sistema CRM se crea un programa de automatización en los procesos.
Es decir, que la importancia del proceso de implementación de un sistema CRM es la siguiente:
- Gestión eficiente de clientes.
- Análisis de datos para personalizar el servicio.
- Seguimiento de oportunidades y seguimiento.
- Automatización de procesos.
Hay múltiples herramientas digitales que pueden ayudarte a llevar este control de la mejor manera, un ejemplo de software CRM es Hubspot.
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Pasos para implementar un CRM en una empresa
La implementación de un sistema CRM, es un reto para cualquier empresa, no importa si eres una pequeña, mediana o grande organización, el hecho de comenzar a usar una herramienta de gestión, es un cambio para todo tu equipo de trabajo, sin embargo, los beneficios que traerá a mediano y largo plazo, no se comparan con el proceso de transición.
No importa si tu empresa no está del todo sistematizada o ya has comenzado a confiar en esta herramienta tecnológica, el proceso de implementación de un CRM debe considerar lo siguiente:
1- Considera e implica a todo tu equipo de trabajo
Si cuentas ya con un equipo de trabajo, no importa lo grande, pequeño o cuántos departamentos o áreas tenga tu empresa, debes trabajar previamente en la resistencia al cambio. La tecnología y automatización pueden ser intimidantes para algunos, salir de la zona de confort y dejar lo conocido no es fácil para todos.
Para evadir ese miedo al cambio, la mejor estrategia es incluir a tu equipo en el proceso de elección de implementación de un sistema CRM, escuchar sus ideas y tomarlas en cuenta.
2- Establece metas y objetivos previos a la implementación
Antes de buscar un proveedor, lo primero es preguntarte qué quieres alcanzar con la implementación de un sistema CRM, cuáles son tus metas, objetivos y la situación actual de tu empresa. Considerando esto, podrás tomar la mejor decisión y estarás más consciente de cómo implementar un CRM en tu empresa.
3- Delimita tu presupuesto
Uno de los puntos claves para saber cómo implementar un CRM en tu empresa, es establecer un presupuesto para esta estrategia y con eso como punto de partida, analizar las opciones y proveedores que se ajusten a tus necesidades.
Un punto importante para tomar la decisión, es encontrar un CRM que se adapte a tu presupuesto y requerimientos de la empresa.
4- Busca ayuda con expertos en el tema de implementación de un sistema CRM
Si bien, muchas empresas creen que por ellos mismos podrán realizar la implementación de un CRM, una realidad es que este proceso requiere del apoyo de expertos, tratar de llevar a cabo una implementación interna por creer que será más rápido, efectivo y se disminuirán los gastos, es un error que muchas organizaciones comenten por desconocimiento.
Se necesitan buscar agencias de marketing especializadas en implementación de un sistema CRM, un punto extra es que tengan experiencia o especialización con la metodología inbound marketing y combinen estos puntos para alcanzar el éxito de la implementación de esta automatización.
5- Elige a un responsable que trabaje en conjunto con el proveedor que contrates
Una vez que tengas la agencia o proveedor que te ayudará a la implementación de un sistema CRM, no pierdas de vista incluir a tu equipo durante este proceso, lo ideal es que busques a alguien con sentido de liderazgo y resolución de problemas, que te ayude a ser los ojos y dirección en la estrategia de implementación de un sistema CRM.
Conoce el proceso de implementación CRM de Mantra
A continuación compartimos contigo nuestra metodología y proceso llevado a cabo para la implementación de un sistema CRM:
1- Análisis de la situación
Una vez que ya sabes el objetivo del porqué requieres comenzar el proceso de implementación de un sistema CRM, nos dedicamos a analizar la situación de tu empresa, si previamente han utilizado algún programa de CRM o será su primer acercamiento, una vez visto esos puntos, contamos con un diagnóstico y punto de partida para los siguientes pasos.
2- Definición de los objetivos generales del programa CRM
Recordemos que un plan de marketing sin dirección no sirve de nada, por eso es indispensable establecer objetivos claros. La implementación de un sistema CRM puede ahorrarte mucho trabajo, pero si no se establecen las metas que se quieren alcanzar, es posible que la información que se recopile en el futuro, no te sirva de mucho.
En esta etapa, realizamos preguntas claves que te ayuden a dar un enfoque a las necesidades. Al contestar algunas de estas preguntas, los objetivos serán mucho más claros. Es esencial establecer objetivos claros para que tenga dirección. Elementos clave, como los objetivos de la empresa, estrategias inbound, eficiencia deseada del sistema CRM y recopilación de información relevante, ayudan a clarificar el panorama de inicio. Los objetivos SMART, nos permiten establecer mejoras continuas y a largo plazo.
3- Realización de buyer persona de tu cliente objetivo
En esta etapa, nos dedicamos a analizar a tu público ideal, este es un ejercicio que puede ayudarte a sacar el mayor provecho al CRM, debido a que de esta manera puedes enfocar los esfuerzos y el seguimiento del cliente de una manera más específica y personalizada, pues al identificar la clase de persona que quieres alcanzar, logras generar más ideas y mejores estrategias con la implementación de un sistema CRM.
4- Planificación de la implementación
Una vez que se cuenta con el diagnóstico y análisis previo, el siguiente paso del proceso de implementación CRM, es la planificación del diseño del CRM, los puntos que abordamos de acuerdo a nuestra metodología como agencia son:
- Resolver los retos de la empresa.
- Crear una arquitectura que satisfaga las necesidades de los usuarios que van a implementar el CRM.
- Aprovechar al máximo el potencial de software CRM, en Mantra trabajamos con HubSpot, clasificado en posición Nº1 por Finances Online en “Top CRM Software”.
5- Proceso de implementación
Esta es la parte de la ejecución, una vez que tenemos el análisis inicial, se han definido los objetivos generales y se ha creado la arquitectura del CRM, llega el momento de la implementación para verificar la correcta funcionalidad y verdadera utilidad, durante este proceso que será aplicado el CRM de manera práctica, proporcionamos un período de acompañamiento y prueba del CRM.
6- Entrenamiento y capacitación de tu equipo
Proporcionamos acompañamiento y capacitación a tu equipo, con el objetivo de asegurar el correcto funcionamiento de CRM y de esta manera, lograr una eficiencia, ahorro de tiempo y esfuerzo, algunos de los servicios que podemos brindar son:
- Capacitación sobre las herramientas y acompañamiento.
- Seguimiento diario de todas las actividades de venta por vendedor para la verificación del cumplimiento de las mismas.
- Seguimiento de las prospecciones y actualización de negocios.
- Definición de procesos, registros, propiedades, tareas, triggers, delays, mailers, con optimización constante.
- Juntas semanales con cada vendedor para abordar temas de prospección.
7- Mejoras y optimización del CRM
Una vez que se ha llevado a cabo el proceso de implementación de un CRM, es fundamental realizar un seguimiento y análisis continuo para evaluar su desempeño y realizar mejoras adicionales. Esto implica monitorear métricas clave, como la tasa de adopción del CRM por parte de los empleados, la satisfacción del cliente, el ciclo de ventas y otros indicadores relevantes. Estos datos ayudarán a identificar áreas que requieren ajustes y permitirán tomar decisiones informadas para optimizar la implementación del CRM.
Inicia la implementación de un sistema CRM para tu empresa
En Mantra contamos con la insignia HubsSpot Solution Partner, así que si quieres comenzar el proceso de implementación de tu CRM, no tendrás que preocuparte por la complejidad técnica, nuestro equipo de expertos estará a tu disposición para guiarte en cada paso de la implementación y personalización del CRM. Te brindaremos capacitación completa y un soporte continuo para que puedas aprovechar al máximo todas las funcionalidades.
¡Descubre el poder del CRM y lleva tu empresa al siguiente nivel!
